Automatyzacja procesów biznesowych (BPA, Business Process Automation) to sposób na usprawnienie pracy w firmie poprzez eliminację rutynowych i powtarzalnych zadań – poniżej przykłady. Dzięki nowoczesnym narzędziom można zautomatyzować fakturowanie, zarządzanie danymi klientów, obsługę magazynową i wiele innych procesów, oszczędzając czas i redukując koszty.
Automatyzacja nie zastępuje kreatywności ani strategicznego myślenia, ale pozwala zoptymalizować operacje wymagające precyzji i dużej ilości danych. Sprawdź, jakie procesy w Twojej firmie można zautomatyzować i jakie narzędzia mogą w tym pomóc.
Jak działa automatyzacja w praktyce?
Oto kilka przykładów udanych optymalizacji:
- Klient składa zamówienie → system automatycznie generuje fakturę i wysyła powiadomienie do magazynu.
- Pracownik zgłasza urlop → wniosek trafia do akceptacji przełożonego.
- Klient zapisuje się na newsletter → otrzymuje wiadomość powitalną.
- Nowy klient rejestruje się w systemie → automatycznie zostaje utworzone konto użytkownika i przyznane uprawnienia.
- Przeterminowana faktura → system automatycznie wysyła przypomnienie o płatności.
- Pracownik kończy onboarding → otrzymuje listę zadań do wykonania i dostęp do materiałów szkoleniowych.
- Klient składa reklamację → system automatycznie przydziela zgłoszenie do odpowiedniego działu obsługi klienta.
- Nowe zapytanie ofertowe → system generuje i wysyła automatyczną odpowiedź z informacjami o produktach i usługach.
- Zamówienie zostaje wysłane → system automatycznie generuje powiadomienie do klienta z numerem śledzenia paczki.
- Pracownik zgłasza problem z systemem → system automatycznie tworzy zgłoszenie do działu IT i przypisuje odpowiednią osobę do rozwiązania problemu.
- Nowy projekt w firmie → system tworzy automatycznie zadania w zarządzaniu projektami i przypisuje je do odpowiednich członków zespołu.
- Klient dokonuje zakupu online → system automatycznie dodaje go do bazy lojalnościowej i wysyła kod rabatowy na kolejne zakupy.
- Nadchodzi termin przeglądu technicznego sprzętu → system automatycznie wysyła przypomnienie do odpowiedzialnej osoby w firmie.
- Pracownik kończy projekt → system automatycznie generuje raport podsumowujący i wysyła go do przełożonego.
- Nowa umowa podpisana z klientem → system automatycznie tworzy zadanie dla działu finansowego w celu przygotowania faktury.
Systemy automatyzacji mogą działać według harmonogramu (np. cykliczne raporty) lub reagować na zdarzenia w systemie.
Jeśli te operacje wymagały przekładania dokumentów, przeklikiwania się przez wiele systemów, odpytywania innych osób, to technologia wspomaga wykonywanie codziennych zadań i procesów, które wcześniej wymagały ludzkiej interwencji.
Przykłady obszarów, które mogą być zautomatyzowane w biurach, to:
- Fakturowanie i zarządzanie finansami
- Obsługa klienta i zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
- Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR)
- Zarządzanie łańcuchem dostaw i logistyka
- Marketing i kampanie reklamowe
- Zarządzanie zapasami i zamówieniami
Jakie procesy w komputerze warto automatyzować?
Automatyzacja sprawdza się najlepiej w przypadku:
- Powtarzalnych zadań opartych na danych, np. analiza sprzedaży, przetwarzanie płatności, segmentacja klientów.
- Procesów wymagających wysokiej precyzji, np. weryfikacja danych w systemach finansowych, kontrola jakości w produkcji.
- Operacji angażujących duże ilości dokumentów, np. archiwizacja umów, przetwarzanie wniosków kredytowych, generowanie raportów podatkowych.
- Czynności wykonywanych regularnie, np. fakturowanie, raportowanie, przypomnienia o płatnościach, harmonogramowanie spotkań, zarządzanie zapasami w magazynie.
Nie warto automatyzować chaotycznych procesów z wieloma błędami – najpierw należy je uporządkować. Jeśli widzisz chaos w procesie zawsze pomyśl najpierw „Zacznij od standardu”!
Kluczowe korzyści automatyzacji procesów biznesowych
- Większa efektywność – zadania realizowane szybciej i bez błędów, np. firma logistyczna skróciła czas obsługi zamówień o 40% dzięki automatycznym procesom zarządzania dostawami.
- Niższe koszty operacyjne – mniej czasu na rutynowe czynności, np. automatyczne przetwarzanie faktur pozwala oszczędzić tysiące godzin rocznie. Redukcja kosztów w wielu przypadkach jest bardzo wysoka.
- Lepsza skalowalność – możliwość obsługi większej liczby zamówień czy klientów, np. e-commerce zautomatyzował obsługę zamówień i zwiększył sprzedaż o 30% bez zatrudniania dodatkowych pracowników.
- Dokładność – eliminacja błędów ludzkich, np. firma finansowa obniżyła liczbę pomyłek w dokumentach księgowych o 90% dzięki automatycznym weryfikacjom.
- Większa satysfakcja pracowników – mniej monotonnych zadań, więcej czasu na kreatywne myślenie, np. zespół HR zamiast ręcznie analizować wnioski urlopowe, może skupić się na strategiach rozwoju talentów.
Przykłady narzędzi i technologii automatyzacji
- Robotic Process Automation (RPA): RPA to technologia, która wykorzystuje „roboty” oprogramowania do wykonywania rutynowych zadań na komputerze, takich jak przenoszenie danych pomiędzy systemami, wypełnianie formularzy i generowanie raportów.
- Business Process Management (BPM): BPM to systemy do modelowania, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych. Umożliwiają one tworzenie workflowów, które automatyzują sekwencje zadań.
- Machine Learning i Sztuczna Inteligencja (AI): Szereg aplikacji, które dzięki integracji mogą analizować duże zbiory danych, identyfikować wzorce i podejmować decyzje na podstawie tych analiz, co pozwala na automatyzację bardziej złożonych procesów.
- Systemy ERP (Enterprise Resource Planning): ERP integruje różne funkcje biznesowe w jedną spójną platformę, automatyzując procesy od zarządzania finansami po zarządzanie zasobami ludzkimi.
- Platformy no-code do automatyzacji: Platformy online, które poprzez wbudowane wyzwalacze uruchamiają się kolejne polecenia w procesie przechodząc wszystkie kroki automatycznie. Działają na zasadzie „If this, then that” („jeśli wystąpi to, to wykonaj to”) – skąd też wzięła nazwę jedna z pierwszych platform tego typu.
- Aplikacje no-code i low-code: Aplikacje budowane bez użycia kodu lub z minimalną ilością kodu, co radykalnie skraca czas wdrożenia. Mogą być zaprojektowane tak, by eliminować część dotychczasowo wykonywanych ręcznie czynności, pobierać dane, które dotąd pracownicy musieli pobierać manualnie.
Wyzwania związane z automatyzacją procesów w firmie
Chociaż automatyzacja oferuje wiele korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami:
- Koszty początkowe: Inwestycja w technologie automatyzacji może być kosztowna, zarówno pod względem zakupu oprogramowania, jak i szkoleń dla pracowników.
- Zmiana kultury organizacyjnej: Wprowadzenie automatyzacji może spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy obawiają się o swoje miejsca pracy lub niechętnie podchodzą do zmian.
- Bezpieczeństwo danych: Automatyzacja procesów wiąże się z koniecznością przetwarzania dużych ilości danych, co stwarza ryzyko naruszenia ich bezpieczeństwa.
- Integracja z istniejącymi systemami: Nowe narzędzia automatyzacji muszą być kompatybilne z istniejącymi systemami, co może wymagać dodatkowych zasobów i działań integracyjnych.
Błędy przy automatyzacji
Najczęstsze pułapki to:
- Automatyzowanie bez analizy – najpierw warto ocenić proces i wyeliminować zbędne kroki.
- Wybór narzędzi przed określeniem potrzeb – technologia powinna dostosować się do firmy, a nie odwrotnie.
- Brak integracji z istniejącymi systemami – nowe narzędzia muszą współpracować z aktualnymi rozwiązaniami. Będzie trzeba wybrać pomiędzy korzystaniem z nowych narzędzi, przygotowaniem nowej aplikacji, bądź skorzystania z robota przeklikującego desktopowy program starej budowy, jeśli aplikacja nie udostępnia danych po API lub w inny sposób przyjazdy dla integromatów.
- Opór pracowników – automatyzacja wymaga zmian organizacyjnych i szkoleń.
Przyszłość automatyzacji procesów biznesowych
Wydaje się, że poziom automatyzacji procesów w biurach będzie radykalnie zwiększał się w najbliższych latach. Wraz z ciągłym rozwojem technologii AI i machine learning, systemy automatyzacji pojawiło się dużo nowych możliwości, których nie było jeszcze kilka lat temu. Jeśli systemy będą coraz bardziej „inteligentne”, to staną się zdolne do wykonywania bardziej skomplikowanych zadań.
Trendy takie jak hiperautomatyzacja, która łączy różne technologie automatyzacji w celu maksymalizacji efektywności, również zyskują na znaczeniu.
W miarę jak firmy coraz bardziej polegają na technologii, automatyzacja procesów biznesowych stanie się kluczowym elementem strategii biznesowej, umożliwiając organizacjom szybkie dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych i utrzymanie przewagi konkurencyjnej.
Trend, konieczność? A może ślepa uliczka?
Automatyzacja procesów biznesowych to nie tylko trend, ale konieczność w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu – to często powtarzane stwierdzenie w artykułach i na konferencjach. Ja do tego podchodzę nieco inaczej.
Wszystko, co zawiera się w temacie automatyzacji, oparte jest jednak o człowieka i aby taka automatyzacja firmy rzeczywiście miała sens, na pewno nie należy zaczynać ścieżki od wyboru narzędzia i próby wpasowania go do firmy. Próby sprawdzenia i ustawienia standardów w procesie.
Automatyzacja pojmowana, jako remedium na niedziałające procesy lub jako „konieczność automatyzacji” bez zastanowienia się nad szerszym jej celem będzie raczej falstartem i karykaturą kroku w technologiczną przyszłość.